Pour expédier vos cuvées à vos destinataires, il vous faudra d’abord créer vos clients dans votre espace en ligne. Deux options se présentent à vous : l’import en masse ou la création manuelle, idéale lorsque vous rencontrez un nouveau client. Cet article vous explique étape par étape comment s’y prendre.
1/ Une fois connecté à votre espace en ligne, rendez-vous dans le menu de gauche et cliquez sur « Mes clients » puis sur « Nouveau client ».
2/ Un formulaire en trois étapes apparait et il vous faut maintenant de renseigner le maximum de champs (ceux marqués par un astérisque rouge sont obligatoires). Sur la première étape, l’outil vous demandera notamment de quel type de client s’agit-il. Ce champ permet d’attribuer les bons tarifs au client selon qu’il est un CHR, un caviste, un distributeur. Pour rappel, vos tarifs par marché sont totalement paramétrables à la création de vos cuvées ou à tout moment, depuis la modification de vos fiches articles.
Autre champ obligatoire lors de cette première étape : l’adresse de facturation. En tapant les premiers caractères de l’adresse de votre client, le logiciel vous proposera différentes suggestions d’adresses et il vous suffit de cliquer sur la bonne pour valider l’adresse. Si vous ne retrouvez pas l’adresse de votre client dans ces suggestions, il vous suffit de cliquer sur le bouton « vous ne trouvez pas votre adresse ? » dans le petit bandeau bleu. Une fenêtre s’ouvre alors et vous pouvez renseigner champ par champ les informations pour la facturation et la livraison. Très utile notamment pour renseigner les adresses de vos clients à l’export.
Une fois tous les champs renseignés, cliquez sur « Prochaine étape » !
3/ Sur l’étape 2 du formulaire, il vous suffit de renseigner la civilité, le nom et le prénom (date de naissance en bonus 😉) de votre contact chez ce client. Ces informations seront transmises aux transporteurs pour les livraisons.
4/ Dernière étape avant de pouvoir valider la création de votre nouveau client : les informations de facturation (SIRET, NAF et TVA). Aucun de ces champs n’est obligatoire pour valider la création du client, mais l’absence de SIRET empêchera la validation de sa 1ère commande. Nous vous conseillons donc de ne pas attendre pour compléter ce champ.
En bas de votre écran, une case vous permet, si vous la cochez, de prévenir votre client par mail de la création de son compte. Le logiciel se charge d’envoyer le mail invitant votre client à se choisir un mot de passe et à se connecter à son espace pour y retrouver vos cuvées. Rien d’obligatoire évidemment mais un service fortement apprécié par la plupart des CHR et des cavistes.
Ça y est, toutes informations sont renseignées ? Vous n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton « Créer utilisateur » pour valider votre nouveau client.
5/ Vous retrouvez votre nouveau client dans la liste et vous pouvez saisir sa première commande. Evidemment, vous pouvez modifier ses informations à tout moment en cliquant sur le client, puis sur le bouton « Modifier » en bas de la page détail du client.
